Soms moet je iets niet alleen begrijpen, maar echt voelen. Voor zorginstelling Samen in Schagen en Hollands Kroon ontwikkelden we een pop-up escapespel dat medewerkers niet uitlegt wat de nieuwe strategie is, maar ze die zelf laat beleven. Geen stoffige beleidsstukken, wel een interactieve ervaring waarin samenwerking, inzicht en lef centraal staan. Want door te doen, beklijft verandering écht.
Vergrijzing neemt toe, zorgvraag wordt complexer
Het moet anders in de ouderenzorg. De komende jaren neemt het aantal ouderen alleen maar toe, terwijl het aantal zorgprofessionals niet meegroeit. Nu werkt 1 op de 7 mensen in de zorg, dat zou 1 op 4 moeten zijn als we op dezelfde manier zorg willen blijven verlenen.
Daarom heeft zorginstelling Samen een nieuwe strategie opgesteld, gericht op het toekomstbestendig maken van de zorg. Voor medewerkers betekent dit voortaan andere keuzes maken. Minder zorgen voor en meer zorgen dat. Cliënten zoveel mogelijk zelf laten doen (met slimme hulpmiddelen) en familie, verwanten en vrijwilligers een grotere rol geven. De kern van de strategie luidt: ‘Samen lukt het!’ Nadat de nieuwe strategie was vastgesteld, bleek het lastig medewerkers écht mee te krijgen. Ondanks dat er veel over de nieuwe strategie werd gecommuniceerd, bleven medewerkers werken zoals ze altijd deden. Daarom werd Buro Dirigo aangehaakt.
We begonnen met het samenstellen van een klankbordgroep met medewerkers uit verschillende teams en vanuit verschillende functies. De strategie bleek minder bekend dan verwacht; mensen vonden het veel en haalden begrippen door elkaar. Bovendien was het lastig dat het ene team al verder bleek te zijn met de implementatie dan het andere team. Door de klankbordgroep medewerkerpersona te laten opstellen, ontstond het inzicht dat de medewerkers het liefst zelf ervaren wat er van ze verwacht wordt in plaats van erover te moeten lezen of leren. Zo ontstond het idee voor een escapespel.
Samen met Escape Haarlem ontwikkelden wij een escapespel op maat. Als uitgangspunt namen we het 5-stappenmodel, een kernelement van de nieuwe strategie. In het spel worden medewerkers uitgedaagd om een cliënt uit de regio te helpen met een concrete vraag. Ze stappen in haar wereld doordat de puzzels verstopt zijn in haar huisje op wielen. In de nagebouwde huiskamer wachten opdrachten die deuren openen naar de volgende stap. Zo ontdekken deelnemers spelenderwijs welke stappen horen bij een nieuwe manier van zorg verlenen.
Samen vindt het belangrijk dat het spel op de locaties zelf gespeeld kan worden. Daarom maakten we het spel verplaatsbaar. Als alle medewerkers van een locatie het spel hebben gespeeld, reist het door naar een andere locatie.
Tijdens de testrondes door het management was er al veel enthousiasme:
Gelijktijdig met het escapespel wordt op de locaties een dialoogmuur ingericht. Hierop is de strategie gevisualiseerd in een infographic en kunnen leidinggevenden en medewerkers ideeën delen en met de strategie bezig blijven. Ook een idee dat samen met de klankbordgroep ontstond.
Bij Buro Dirigo focussen we ook altijd op voorbeeldgedrag door leidinggevenden. Binnen Samen wordt dit al gefaciliteerd in een leiderschapstraject. Wel bleek er behoefte aan instrumenten om de ervaringsgerichte implementatie door te zetten, ook nadat medewerkers het escapespel hebben gespeeld. Hiervoor worden kleinere spellen ontwikkeld rond losse thema’s uit de strategie. Buro Dirigo vertaalt de inhoudelijke thema’s naar aansprekende thema’s en maakt instructies voor leidinggevenden om hier met hun teams mee aan de slag te gaan.
Deze opdracht is een mooi voorbeeld van het versterken van de employee experience via gamification. Lees ook onze blog hierover!
